Un nouveau processus de dépôt des demandes a été lancé à l’automne 2018. Émergeant d’une réflexion exhaustive menée par les membres du comité des dons, cette révision de nos façons de faire vise à mieux répondre aux besoins des organisations, tout en clarifiant les objectifs de la Fondation.

formulaire d'intention

Chaque année, la Fondation étudie des centaines de demandes de dons, préparées par des organisations dont la charge de travail est importante. Comme toutes les demandes ne peuvent être présentées au comité des dons dans la période immédiate de demande, une nouvelle façon de procéder a été mise en place.

Dorénavant, toutes les nouvelles demandes débuteront par le dépôt d’un formulaire d’intention. Ce formulaire vous permettra de décrire sommairement l’objet de votre demande. Nous communiquerons ensuite avec vous pour vous indiquer si la demande pourra être étudiée par le comité des dons. Seuls les demandeurs dont le dossier sera présenté au comité seront invités à soumettre une demande complète.

Le formulaire d’intention demande peu de temps de préparation. Un guide est disponible à l’attention des demandeurs qui aimeraient avoir plus de précision sur les sections à remplir.
Seul le formulaire d’intention sera étudié. Il est donc inutile de nous faire parvenir toute autre documentation à cette étape.


Demandes de renouvellement de don

Les organismes qui présentent une demande de renouvellement pour un don à la mission (sur une base annuelle) n’ont pas à soumettre de formulaire d’intention. 
Cependant, toute nouvelle demande de soutien à un projet ou à une campagne majeure, de même qu’un organisme dont le soutien à la mission a été interrompu depuis plus de deux ans, doivent soumettre un nouveau formulaire d’intention.


Période de dépôt des demandes

La Fondation accepte les demandes tout au long de l’année. Les organismes peuvent soumettre une demande à chaque 12 mois. 
Afin de clarifier l’agenda de présentation des demandes pour les organismes et de faciliter le montage des dossiers par l’équipe de la Fondation, nous avons produit un nouvel échéancier pour le dépôt des demandes : 

Comité du mois de juin
Date limite pour soumettre un formulaire d’intention ou une demande de renouvellement : 1er avril
Date limite pour soumettre une demande complète (post formulaire d’intention) : 1er mai

Comité du mois d’août
Date limite pour soumettre un formulaire d’intention ou une demande de renouvellement : 1er juin
Date limite pour soumettre une demande complète (post formulaire d’intention) : 1er juillet

Comité du mois de novembre
Date limite pour soumettre un formulaire d’intention ou une demande de renouvellement : 1er septembre
Date limite pour soumettre une demande complète (post formulaire d’intention) : 1er octobre

Comité du mois de février
Date limite pour soumettre un formulaire d’intention ou une demande de renouvellement : 1er décembre
Date limite pour soumettre une demande complète (post formulaire d’intention) : 5 janvier

Comité du mois d’avril
Date limite pour soumettre un formulaire d’intention ou une demande de renouvellement : 1er février
Date limite pour soumettre une demande complète (post formulaire d’intention) : 1er mars


DÉLAIS DE RÉPONSE

Formulaire d’intention : maximum 15 jours ouvrables (cette réponse vous parviendra par courriel)
Demande complète soumise au comité : maximum de 90 jours après la réception de leur demande par la Fondation


Préparation de la demande

La Fondation n’utilise pas de formulaire normalisé. Nous préférons recevoir des demandes personnalisées reflétant le caractère de chaque organisme.
Toute demande doit être composée des documents suivants :

  • Une lettre indiquant le soutien demandé et la période pendant laquelle les fonds seront mis à profit
  • Une brève présentation de l’organisme, ses champs d’activités et ses objectifs (2 à 4 pages maximum)
  • Dans le cas d’un projet, une description du projet et le budget de réalisation (incluant les partenaires financiers engagés dans le projet, s’il y a lieu)
  • Une copie des états financiers vérifiés les plus récents
  • La liste des membres du conseil d’administration
  • L’organigramme de votre organisation
  • Une copie du dernier rapport annuel ou d’activités (ou le lien vers le rapport s’il est disponible en ligne) 


Envoi des formulaires et demandes

Les demandes doivent être acheminées via notre site sécurisé WeTransfer,

Logo wetransfer WeTransfer

Une confirmation de réception est générée automatiquement lors du télécdargement de la documentation par l’équipe de la Fondation. Si vous ne recevez pas ce courriel dans les 48 heures ouvrables suivant l’envoi de la demande, veuillez communiquer avec nous.

Veuillez prendre note que :

  • En raison des nombreuses demandes qui nous sont soumises et afin de privilégier les visites de suivi pour les dons acceptés, nous ne pouvons accepter les demandes de rencontre avec les organismes demandeurs.

    N’hésitez cependant pas à nous appeler pour nous poser des questions plus spécifiques ou pour vérifier la compatibilité de votre demande avec les intérêts de la Fondation. Vu le nombre d’appels élevé, compter une semaine maximum pour un retour d’appel.

  • Les demandes reçues directement de départements de grandes institutions, comme des universités, sans l’appui de leur bureau de développement, ne seront pas considérées.

Si vous désirez présenter une demande dans le cadre du Programme de bourses d’études J. Armand Bombardier ou du Programme de bourse en arts visuels Yvonne L. Bombardier, veuillez consulter les pages consacrées à ce programme. 


SUIVI DES DONS ACCORDÉS

La lettre de confirmation de don inclut toutes les conditions liées à l’octroi du don et indique les documents de suivi qui sont demandés. 
En plus des rapports de contribution formels nécessaires à la gestion du don, nous apprécions les suivis informels où les organismes partenaires nous font part de leurs réussites et de leurs défis.